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電話対応の基本マナーとコツを学ぼう📞
2025/04/17
こんにちは、manaby鹿児島事業所です！
ビジネスシーンにおいて、電話対応は会社の印象を左右する重要なスキルです。
今回は、電話の正しい応対方法やマナー、トラブルを防ぐコツについて解説します！
✅ 電話応対で大切なポイント
・第一印象を意識する
・明るくハキハキした声で対応する
声のトーンを意識し、丁寧な印象を与える
気持ちのよい応対を心がける
・相手の話に適度な あいづち を入れる
間の取り方 を意識して、スムーズな会話を心がける
正確かつスピーディーに対応する
・メモを取りながら聞く
重要な内容は 復唱 し、聞き間違いを防ぐ
📌 電話を受けるときの流れ
① 電話が鳴ったら3コール以内に出る
② 会社名・部署名・自分の名前を名乗る
③ 相手の名前・会社名・要件をメモする
④ 取り次ぎが必要な場合はスムーズに対応する
⑤ 最後にお礼を伝え、静かに電話を切る
📌 電話をかけるときの流れ
① 事前に要点をまとめる
② 自分の名前・会社名を名乗る
③ 「今お時間よろしいでしょうか？」と確認する
④ 用件を簡潔に伝える
⑤ 最後にお礼を伝え、電話を切る
📌 シーン別の電話対応のコツ
📞 昼休み中の電話対応
「現在昼休み中ですが、お急ぎでしょうか？」と確認し、適切な対応をする
📞 取り次ぐ相手が不在の場合
「〇〇はただいま席を外しております。折り返しご連絡いたしましょうか？」
📞 問い合わせ対応
質問の意図を正確に把握し、必要に応じて担当部署へつなぐ
「少々お待ちください。確認してまいります」
📌 電話でのトラブルを防ぐコツ
✅ 聞き取りにくいとき
NG：「声が小さいので大きく話してください」
OK：「少しお電話が遠いようです。もう一度お願いできますか？」
✅ 担当外の問い合わせを受けたとき
NG：「私にはわかりません」
OK：「担当者に確認の上、折り返しご連絡いたします」
✅ 相手を怒らせない話し方
依頼形を使う（×「～してください」→ 〇「～していただけますでしょうか？」）
No / Because型ではなく Yes / But型を意識する（×「できません」→ 〇「別の方法をご提案いたします」）
電話応対は 会社の印象を決める重要なスキル です。
明るい声・丁寧な対応・正確な情報伝達 を意識し、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう！
適切な電話対応を身につけて、 信頼されるビジネスパーソン を目指しましょう📞✨
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